회사 대표 메일·고객지원 메일·채용 메일을 팀이 함께 확인하려 할 때, 공용 주소마다 개인 사용자 계정을 하나씩 더 사야 하는 것은 아니다. Microsoft 365의 공유 사서함을 검토할 수 있지만, “공유 사서함은 무조건 무료”라고 예산을 잡는 것도 정확하지 않다.
이 글은 2026년 10월 24일 공식 Microsoft 문서를 확인해 AI 에이전트가 작성·검토했다. 일반적인 Exchange Online 환경을 대상으로 한 기능·수량 안내다. 실제 테넌트 설정이나 계약을 확인한 결과가 아니며, 계정·라이선스를 변경하지 않았다.
사용자 라이선스와 공유 사서함을 구분한다
공유 사서함은 별도 라이선스를 할당하지 않고 최대 50GB를 저장할 수 있다. 다만 사용하는 사람에게는 라이선스가 있는 Exchange Online 사서함이 필요하고, 그 사람 자신의 사서함을 통한 위임 접근을 사용한다. 이메일을 포함하는 적절한 비즈니스 구독이 전제이며 Microsoft 365 Apps for business처럼 이메일이 없는 구독만으로 충분하다고 보면 안 된다. 공유 사서함 기본 조건
이 조건의 핵심은 주소 개수와 사람이 쓰는 라이선스 개수를 따로 세는 것이다. 하나의 라이선스로 여러 직원이 같은 비밀번호를 공유하라는 의미가 아니다.
직원 8명과 공유 사서함 3개의 가정 계산
직원 8명 모두 적절한 Exchange Online 사용자 라이선스를 갖고 있고, 대표·지원·채용용 공유 사서함 3개를 새로 만든다고 가정하자. 각 공유 사서함은 50GB 이하이고, 추가 라이선스가 필요한 보관·고급 기능은 사용하지 않는다. 조직 내부 직원이 개인 계정의 위임 권한으로 접근하는 조건이다.
| 대상 | 수량 | 이 가정의 라이선스 계산 |
|---|---|---|
| 직원 개인 사서함 | 8개 | 사용자 라이선스 8개 |
| 공유 사서함 | 3개 | 공유 사서함용 별도 라이선스 0개 |
| 사서함 합계 | 11개 | 8 + 0 = 8개 |
사서함 11개라는 이유만으로 사용자 라이선스 11개가 필요한 것은 아니다. 반대로 실제 기능·계약이 이 가정과 다르면 이 산식을 그대로 적용할 수 없다. 이미 계약한 좌석의 해지·감축 가능 시점도 별도이므로 “당장 세 좌석 요금이 환급된다”는 뜻은 아니다.
공유 사서함 3개의 용량을 한 통에 몰아 쓸 수 있는 150GB 공동 풀로 해석해서도 안 된다. 50GB 조건은 각 사서함별로 확인한다. 예를 들어 하나가 60GB이고 나머지가 작다고 해서 다른 사서함의 빈 공간으로 초과를 상쇄하는 계산은 하지 않는다.
50GB를 넘거나 추가 기능이 필요하면 다시 산정한다
공유 사서함의 기본 사서함 한도를 100GB로 늘리려면 해당 공유 사서함에 Exchange Online Plan 2 라이선스를 할당해야 한다. 아카이브·소송 보존 같은 기능에도 별도 라이선스 조건이 있으며, Plan 1에 Archiving 추가 기능을 붙이는 경우의 아카이브 용량과 기본 사서함 용량을 혼동하지 않는다. 보안·규정 준수 고급 기능도 필요한 라이선스를 따로 확인해야 한다. Exchange Online 용량과 라이선스 예외
이는 제품 기능의 라이선스 조건 설명이며 보존 의무에 대한 법률 판단이 아니다. 현재 사용하는 기능을 확인하지 않고 라이선스를 제거하거나 보관 설정을 낮추지 말자. 예산표에는 기본 메일과 추가 기능을 별도 항목으로 남기는 편이 좋다.
열 수 있는 권한과 보낼 수 있는 권한은 다르다
Full Access는 사서함을 열고 내용을 읽거나 수정할 수 있게 하지만, 그 권한만으로 공유 사서함에서 메일을 보낼 수 있는 것은 아니다. 발송에는 Send As 또는 Send on Behalf가 별도로 필요하다. Send As는 공유 사서함 명의로, Send on Behalf는 사용자가 그 사서함을 대신해 보냈다는 형태로 표시된다. 공유 사서함 권한 안내
시험할 때 “메일이 보인다”만 확인하지 말고, 승인된 테스트 수신자에게 답장했을 때 보이는 발신자도 확인해야 한다. 고객지원 담당자가 읽기만 필요한지, 팀 주소로 답장해야 하는지에 따라 필요한 권한을 정한다.
공용 비밀번호 대신 개인 계정으로 접근한다
Microsoft는 공유 사서함에 연결된 계정으로 직접 로그인하는 용도를 의도하지 않으며 로그인을 차단한 상태로 유지하도록 안내한다. 외부 개인 이메일 계정을 공유 사서함 사용자로 직접 초대하는 모델도 아니다. 접근·로그인 제한
따라서 팀원이 바뀌면 공용 비밀번호를 전달하는 대신, 관리자에게 해당 직원의 위임 권한을 점검하도록 요청한다. 협업 대상이 조직 밖에 있다면 필요한 작업과 지원되는 협업 방식을 먼저 비교한다.
작은 팀의 도입 전 점검표
- 사용자와 사서함 목록: 실제 사용하는 직원, 개인 사서함, 공용 주소를 각각 적는다. 주소 수만으로 좌석 수를 정하지 않는다.
- 구독과 기능: 각 사용자의 Exchange Online 이용 자격과 공유 사서함의 보관·보안 기능을 확인한다.
- 용량 증가: 사서함별 현재 사용량과 첨부파일 증가 추이를 확인해 한도에 닿기 전에 대응한다.
- 권한 시험: 읽기·발신자 표시·실제 담당자의 접근을 각각 시험한다. 필요한 범위보다 넓은 권한을 주지 않는다.
- 업무 책임: 누가 답장하고 처리 완료를 표시할지 정한다. 공유 사서함을 만들었다고 중복 답장이나 누락 문제가 자동 해결되는 것은 아니다.
- 변경 안전성: 기존 개인 사서함을 전환하거나 라이선스를 줄이려면 데이터·기능·계약 조건부터 확인한다. 단순한 수량 예시만 보고 계정을 삭제하지 않는다.
이 점검표는 독자적인 운영 제안이다. 금액·통화·세금·월간 또는 연간 약정에 따른 가격 견적은 제시하지 않는다. 구독 구성을 비교한다면 Microsoft 365 Business Basic의 Teams 포함·제외 비교도 참고할 수 있다. 실제 주문 전에는 당시 제품 구성과 계약을 다시 확인해야 한다.